Amikor célokat tűzünk ki magunk elé, általában azt határozzuk meg, hogy legalább mit szeretnénk elérni. Hány feladatot szeretnénk befejezni, hány ügyféllel szeretnénk beszélni, mekkora eredményt szeretnénk elérni a következő negyedévben. Ha pedig ennél többre vagyunk képesek, azt többnyire egyértelműen pozitívumnak tekintjük.

A munka világában különösen erős ez a gondolkodás. A minimum alatt teljesíteni problémát jelent, a maximumot viszont ritkán határozzuk meg. Ha belefér még egy projekt, egy megbeszélés vagy egy új feladat, könnyen igent mondunk rá, különösen akkor, ha éppen van hozzá energiánk.

Csakhogy attól, hogy valamire ma képesek vagyunk, még nem biztos, hogy ugyanazt a tempót hosszabb távon is fenn tudjuk tartani.

Nemcsak minimumra, maximumra is szükségünk lehet

Jó példa erre a Southwest Airlines története. Az 1990-es évek közepére a korábban regionális légitársaság jelentősen megerősödött, és egyre több város szerette volna, ha oda is indít járatokat. 1996-ban már több mint száz új helyszín jelentett volna potenciális terjeszkedési lehetőséget, a vállalat azonban ezek nagy részére nemet mondott, és abban az évben mindössze négy új várossal bővítette a hálózatát.

Elsőre különös döntésnek tűnhet, hogy egy sikeres vállalat éppen akkor mond le a növekedési lehetőségek jelentős részéről, amikor lenne lehetősége a gyorsabb terjeszkedésre. A döntés mögött azonban tudatos stratégia állt: nem az volt a kérdés, hogy milyen gyorsan tudnának növekedni, hanem az, hogy milyen ütemű növekedést tudnak hosszabb távon is fenntartani. Vagyis a növekedésnek felső határa is volt.

Ami rövid távon működik, hosszú távon túl sok lehet

Ugyanezt a gondolkodást a saját munkánkra is alkalmazhatjuk. Vannak időszakok, amikor valóban képesek vagyunk a szokásosnál nagyobb terhelés mellett is jól teljesíteni. Egy fontos határidő előtt tovább dolgozunk, átveszünk egy feladatot egy kollégától, vagy néhány héten keresztül több projektet viszünk párhuzamosan.

A probléma inkább akkor kezdődik, amikor a kivételes időszakból fokozatosan normál működés lesz. Ha valaki egyszer meg tudott oldani tíz feladatot egy nap alatt, könnyen ez válik az új elvárássá. Ha rendszeresen válaszol az esti levelekre, egy idő után természetessé válhat, hogy este is elérhető. Ha mindig elvállalja a pluszfeladatot, lassan eltűnik a különbség a normál munkaterhelés és a rendkívüli erőfeszítés között.

Pedig a pillanatnyi kapacitás és a fenntartható kapacitás nem ugyanaz.

Hol van az a pont, ahol már nem érdemes többet vállalni?

A fenntartható teljesítményhez ezért nemcsak azt érdemes meghatározni, hogy mi az a minimum, amit szeretnénk elvégezni, hanem azt is, hogy hol van az a felső határ, amely fölött már romlik a munkánk minősége, elfogy a regenerálódásra fordítható idő, vagy a következő nap teljesítményéből vesszük el az energiát.

Ez a határ természetesen nem mindenkinél és nem minden munkakörben ugyanott húzódik. Éppen ezért érdemes megfigyelni, mi történik akkor, amikor tartósan túllépjük a saját kapacitásunkat. Több hibát vétünk? Nehezebben koncentrálunk? Egyre tovább tart ugyanaz a feladat? A nap végére már a kisebb döntések is aránytalanul sok energiát igényelnek?

A felső határ meghatározása ebben az értelemben nem a teljesítmény korlátozását jelenti, hanem annak felismerését, hogy a hosszú távú eredményességhez valamennyi tartalékra is szükség van.

A szervezeteknek is vannak fenntartható határaik

Mindez nem kizárólag egyéni felelősség. Nehéz fenntartható vállalásokat tenni olyan környezetben, ahol a túlterhelés állandó, a prioritások folyamatosan változnak, vagy minden új feladat úgy kerül a rendszerbe, hogy közben semmi nem kerül ki belőle.

Ezért vezetőként is érdemes időnként nemcsak azt megkérdezni, hogy „Meg tudjuk ezt még csinálni?”, hanem azt is, hogy „Mit jelent, ha ezt is elvállaljuk?” Lehet, hogy egy csapat képes még egy projektet befogadni, de ennek ára lesz: más feladatok csúsznak, romlik a koncentráció, több túlóra keletkezik, vagy egyszerűen eltűnik az a mozgástér, amelyre egy váratlan helyzetben szükség lenne.

A kapacitás megítélésénél ezért nem feltétlenül az a legjobb mérce, hogy fizikailag belefér-e még valami a naptárba.

Nem mindig a maximum jelenti a legjobb teljesítményt

A munkahelyi teljesítményről könnyű úgy gondolkodni, mintha az lenne az ideális, ha minden rendelkezésünkre álló kapacitást folyamatosan kihasználnánk. Rövid távon ez akár működhet is, hosszabb távon azonban alig marad hely a váratlan helyzeteknek, a tanulásnak, a regenerációnak vagy egyszerűen annak, hogy egy nehezebb napon valamivel kevesebbet tudunk teljesíteni.

A fenntartható vállalás ezért nem azt jelenti, hogy mindig kevesebbet csinálunk annál, mint amire képesek lennénk. Sokkal inkább azt, hogy különbséget teszünk a „meg tudom csinálni” és az „ezt a tempót fenn is tudom tartani” között. A kettő ugyanis nem feltétlenül ugyanaz.

Ha pedig hosszabb távú teljesítményben gondolkodunk, nem biztos, hogy az a legjobb stratégia, ha minden egyes napból a maximumot próbáljuk kihozni. Sokszor többre jutunk azzal a tempóval, amely mellett holnap, a jövő héten és néhány hónap múlva is marad kapacitásunk jól dolgozni.

Érdemes ezért időnként nemcsak a feladatlistánkat, hanem a saját terhelésünket is átnézni. Néhány egyszerű kérdés ebben sokat segíthet:

• Mi az a munkamennyiség, amely mellett még jó minőségben tudok dolgozni?
• Miből veszek el időt, amikor igent mondok egy újabb feladatra?
• Melyek azok a jelek, amelyekből észreveszem, hogy már túlléptem a saját kapacitásomat?
• Van-e olyan vállalásom, amelyet jelenleg csak rendszeres túlórával vagy a pihenés rovására tudok teljesíteni?
• Mit kellene elhagynom, átszerveznem vagy későbbre tennem ahhoz, hogy egy új feladat valóban beleférjen?

Vezetőként ugyanezeket a kérdéseket érdemes csapatszinten is feltenni. Egy új feladat kiosztásakor például nemcsak azt lehet megkérdezni, hogy ki tudja elvállalni, hanem azt is, hogy minek kell hátrébb kerülnie ahhoz, hogy az új prioritás valóban prioritás lehessen.

A fenntartható vállalás tehát nem feltétlenül azt jelenti, hogy kevesebbet teljesítünk. Inkább azt, hogy nem a pillanatnyi maximumunkból indulunk ki, amikor arról döntünk, mennyit vállalunk rendszeresen. Jó kapaszkodó lehet ehhez egy egyszerű kérdés: ha a következő három hónapban is így kellene dolgoznom, ezt a tempót még mindig vállalhatónak érezném? Ha a válasz nem, akkor valószínűleg nem a motivációnkon kell változtatni, hanem a vállalásainkon.